Организация рабочего пространство имеет достаточно большое значение, так как беспорядок способен не только существенно затруднить процесс поиска нужных предметов и документов, но и заставляет нас принимать намного больше решений, чем в случае с правильно организованным рабочим местом.

Любители творческого беспорядка склонны утверждать, что им так намного удобнее, и что они знают места расположения всех необходимых предметов, и тут важно понять связанно ли это знания с запоминанием расположения предметов, либо вы раскладываете вещи по особой, понятной только вам схеме.

Специалисты утверждают, что основной причиной беспорядка на рабочем месте является неспособность человека систематизировать ежедневно принимаемые им решения, а процесс наведения порядка заставляет нас решить, куда класть определенные предметы и как поступать с ними в дальнейшем, заставляя нас автоматизировать принятие решений и организовать свое личное рабочее пространство по определенной системе, однако у неорганизованных люде такая система отсутствует в принципе.

При этом необязательно прятать все вещи и предметы в шкафы и полки. Ваша система организации пространства может быть любой, но главное, чтобы она была. Методик организации личного пространства существует множество, и касаются они не только нашего фактического рабочего места, но и порядка в наших компьютерах.

В первую очередь необходимо определить области своей деятельности и составить список часто выполняемых основных задач. На основании этого списка, на своем рабочем месте потребуется создать для каждой такой задачи функциональную зону.

Для каждой такой зоны необходимо выделить определенное место, по факту, или в компьютере. Причем сделать это необходимо таким образом, чтобы зоны не пересекались между собой. Далее все предметы, относящиеся к той или иной зоне необходимо разместить на положенных им местах.

Если после таких манипуляций беспорядок вскоре возобновляется, то происходит это либо потому, что вы забыли организовать какую-то важную зону, либо для определенной зоны было выбрано неправильное место.

Порядка на рабочем месте вы достигните только тогда, когда создадите систему организации рабочего пространства оптимальную именно для вас, и сможете сразу же отправлять все предметы и вещи на свои места автоматически.

Также оптимизировать свое рабочее пространство можно, придерживаясь трех основных организационных уровней:

1) Почтовый терминал/терминал для текущих документов

2) Органайзер и рабочий стол для среднесрочных документов;

3) Архив, полки и шкафы для долгосрочный данных.

Такие уровни не должны дублировать друг друга и выполнять каждый свои функции, иначе вы будете терять нужные данные и документы. То же самое касается и виртуальных архивов и данных в компьютере. Отсек для текущих документов предполагает хранение в нем электронной почты и текущей документации.

Для хранения документации рекомендуется создавать отдельные папки в зависимости от предназначения информации: папки с клиентскими данными; с электронной почтой; с информацией от начальства; со срочными и важными данными и т.д. Органайзер и рабочий стол объединяются воедино, так как у них одна задача на двоих, планирование и расстановка приоритетных задач.

Архивы полки и шкафы предназначены для хранения документов в оригинальном бумажном виде. Документы можно архивировать как по темам, так и по датам создания. Компьютерные данные следует архивировать на независимом носителе для избегания потери важной информации.

Правильно организованное рабочее пространство позволяет существенно сэкономить свое время и нервную систему, повышая эффективность распределения рабочего времени, так как система организации будет сама работать на вас.

Похожие статьи:

не найдено