Статистика показывает, что квалифицированные сотрудники 80% компаний занимаются не только своими делами, но и выполняют разнообразную работу, отвлекающую их от прямых обязанностей. В то же самое время у других сотрудников наблюдается низкая продуктивность рабочего дня.
Чтобы избежать этого и сбалансировать работу сотрудников, руководителю следует перераспределить их обязанности для оптимальной нагрузки всего коллектива, и для этого отлично подходит методика Зюзько. Вот пример ее внедрения в одной ювелирной компании
Первый этап начинается со сбора необходимой информации. Для этого:
1. Сотрудники компании получили предложение заполнить анкету с целью перечисления всех обязанностей. Задача каждого состояла в том, чтобы подробно и точно расписать свои обязанности. Допустим, если сотрудник занимается оформлением договоров с поставщиками, то в анкете следует указать составные моменты этой процедуры, а именно: получение проекта договора на электронный ящик, внесение реквизитов в договор, сверка условий договора и так далее.
2. С целью выявления затрат рабочего времени на выполнение основных и мелких обязанностей, каждый сотрудник должен был сделать хронометраж рабочего дня с интервалом в 15-20 минут.
3. Руководитель в это время дополняет список обязанностей каждого сотрудника, то есть указывает те функции, которые работник должен выполнять, но по каким-либо причинам этого не происходит.
Итак, на первом этапе получился детальный список обязанностей каждого сотрудника отдела. Примерный перечень дел, указанных товароведами, оказался следующим:
- работа в интернете с целью поиска поставщиков;
- посещение выставок с целью поиска поставщиков;
- ведение переговоров с поставщиками;
- оформление заказов к выбранным товарам;
- контроль над выкладкой товара в торговом зале;
- работа с электронной почтой с целью получения документов.
На втором этапе было предложено сгруппировать функции. Для этого использовалась полученная на первом этапе информация. Результат – так называемая системная карта. Процедура ее разработки следующая. На стену нужно прикрепить 2 листа формата А1. Указанные на первом этапе функции записываются на стикерах и наклеиваются на большой лист с соблюдением группировки видов работы. Это могут быть такие блоки, как: продажи, логистика, закупки. Для оценки каждой перечисленной функции можно предложить 5 основных критериев:
- вид работы;
- необходимые навыки;
- примерный портрет сотрудника;
- разделение труда по направлениям;
- оплата.
Далее нужно провести оценивание основных обязанностей по критериям. После этого функции товароведа разносятся по группам системной карты, заполнив собой такие блоки:
1. Формирование товарного потока:
- работа в Интернете с целью поиска поставщиков;
- посещение выставок с целью привлечения поставщиков;
- ведение переговоров с поставщиками;
- подготовка товаров и оформление заказов;
- переписка с поставщиками.
2. Поддержание товарного потока:
- контроль над выкладкой товара в торговом зале;
- прием сложных изделий;
- работа с электронной почтой для получения документов;
- анализ спорных ситуаций в торговом зале;
- подготовка отчетов по комиссионному товару.
3. Приемка товара:
- работа по приему изделий;
- работа с электронной базой с целью указания цен.
Если сопоставить каждый блок с функциями, то можно получить психологический профессиональный портрет идеального работника для каждого этапа. Для блока «Формирование товарного потока», например, работник должен быть общительным и целеустремленным. Для поддержания товарного потока нужен внимательный и скрупулезный сотрудник, а для приемки – человек, который хорошо справится с монотонной технической работой.
Вывесив составленную карту на видное место, вы предоставляете возможность каждому сотруднику внести свои изменения и скорректировать работу.
Похожие статьи:
- не найдено