Роберт Поузен, американский топ менеджер и автор книги «На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов», разработал специальный инструмент, позволяющий облегчить расстановку приоритетов и тем самым повысить личную эффективность. Модель, разработанная Поузеном, идеально подходит менеджерам среднего звена, состоит из 6-ти основных этапов и позволяет эффективно реализовывать стратегические и текущие планы, причем как свои собственные, так и планы компании, на которую вы работаете.

Первый этап данной модели заключается в том, что необходимо вспомнить и записать все задачи и цели, которые на данный момент вам требуется выполнить, причем не только самые важные, а абсолютно все, даже самые мелкие и одноразовые. Чем больше будет таких задач и целей, тем лучше, и в списке должны оказаться как ваши собственные цели и задачи которые вы перед собой поставили, так и задачи, поставленные вам вашим руководством.

На следующем этапе расстановки приоритетов, все записанные цели и задачи потребуется разделить на 3 основные группы в зависимости от сроков, необходимых для их реализации. Это будут краткосрочные цели и задачи, со сроком исполнения в интервале неделя – 3 месяца; среднесрочные – 3 месяца–2 года, и долгосрочные 2-5 лет и более.

Благодаря такому распределению задач и целей вы получите ответ на вопрос о соотношении между собой целей с разным сроком исполнения. Такой список должен быть гармоничным, и краткосрочные задачи должны помогать достигать среднесрочных задач, а реализация среднесрочных задач должна  быть шагом к реализации основной, долгосрочной задачи.

После того, как вам удастся составить гармоничный список задач с разделением их по срокам, можно переходить к расстановке задач в порядке их приоритетности. При этом, имея перед собой список задач, разделенных по срокам реализации, расставлять приоритеты станет гораздо легче, так как краткосрочные цели будут являться необходимым этапом для достижения среднесрочных целей, а те в свою очередь будут приближать вас к достижению основной долгосрочной цели, дополняя таким образом друг друга.

Приоритеты также потребуется расставлять по группам. Если долгосрочная цель всего одна, то она автоматически станет для вас приоритетной. После этого можно переходить к распределению среднесрочных целей, для того, чтобы облегчить такую задачу, предлагается разделить все эти цели на три группы: ваши личные цели, задачи, поставленные компанией, в которой вы работаете, и задачи, реализации которых требует от вас ваш непосредственный руководитель. Приоритетными станут те цели и задачи, которые попали одновременно во все три или хотя бы в две группы, и так по порядку приоритетности.

Точно также по приоритетности необходимо распределить и свои краткосрочные цели, распределив их на те, которые ведут к достижению ваших собственных целей и открывают для вас новые возможности и на те, которые предписаны вам компанией и руководством, после чего распределив их в порядке приоритетности.

На пятом этапе модели Поузена необходимо оценить эффективность распределения своего времени, для этого можно использовать ежедневник, например на основе матрицы Ейзенхауэра, чтобы составить представление о расходовании собственного времени и оценить, какая его часть расходуется на достижение приоритетных задач.

После того как вы окончательно разберетесь с распределением своего рабочего времени станет заметно его несоответствие с вашими приоритетными задачами. Для того чтобы исправить ситуацию также можно применить ежедневник, и добросовестно заполнять его ежедневно, чтобы иметь возможность суммировать и анализировать эффективность распределения своего рабочего времени и получать необходимые результаты в соответствии с выстроенными вами приоритетами.