Существует фактически несколько способов благополучно начать совещание. Если грядущее совещание обыденно и не несет ничего необычного, то для начала стоит произвести опрос сотрудников. Вы спрашиваете, а они соответственно отвечают.
Даже если вы уже знаете, что скажет каждый из них, пусть все равно предоставят краткие лаконичные доклады по конкретной, определенной вами схеме: «Относительно моего задания произошли такие-то изменения, за неделю поработали над этим, результаты получились такие-то, дальше по плану необходимо проработать еще то-то и то-то, работу тормозят такие-то проблемы». Главное – избавить себя и своего заместителя от потока ненужной информации, пусть каждый будет по возможности краток и конкретен.
Следует запомнить, что диалоги в формате «вопрос-ответ» всегда только еще более подчеркивают и утверждают статус руководителя. Система проста: начальник – тот, кто задает вопросы, а подчиненный – тот, кто на них терпеливо отвечает.
Этот момент важен, так как происходит четкий обмен информацией между сотрудниками, а такой подход не только способствует их единению вокруг общих задач, но и дает более обширное представление об обстановке в целом, напрягает ассоциативную память и получает из нее ту информацию, получение которой в обычных условиях невозможно. Правильно, когда каждый сотрудник знает, над чем работают его коллеги, ведь это и есть основа взаимодействия.
Каждое выступление стоит обязательно прокомментировать. Комментарий может быть кратким, однако важна его информативность, конкретность. Можно одобрить работу, похвалить сотрудника или же упрекнуть, указать на то, где стоит побольше поработать. Последнее слово должно быть за начальником. Вводная часть подобного совещания, как правило, занимает не более 5 минут, зато атмосфера моментально настроится на верный, необходимый вам лад.
Совещание можно начать так же и с выступления руководителя. Руководствуясь результатами персонального заслушивания подчиненных, вы можете осуществить обзор проделанной работы. Здесь стоит рассказать о ситуации в целом, отрасли, рынке, общих задачах, о приложенных усилиях и подведенном итоге. Стоит упомянуть о проблемах, о недоработках и недостатках.
После этого перейдите к оценке проделанной работы, подчеркните успех или недоработку каждого из сотрудников. Психологи рекомендуют в этом вопросе проявить бесстрастные высказывания, показать равное отношение к подчиненным. С практической точки зрения, руководители считают, что это просто невозможно, ведь подкрепить оценку выполненной работы очевидной эмоцией – честно, наглядно и, несомненно, эффективно! Руководитель не должен стесняться своих эмоций. Именно эмоции способны донести подчиненным уважение начальника.
Еще одним вариантом начать совещание может быть раскрытие какой-либо информации, распоряжения или приказа. Поскольку вводная часть совещания должна нести определенный настрой для сотрудников, можно начать с вынесения информационного сообщения относительно задач компании. Например: «Вы все ознакомлены с тем, насколько сильно способно поколебить настроение клиентов достойное обслуживание, качественные товары или услуги.
Наша фирма, как единое целое, делает все, чтобы деятельность максимально соответствовала желаниям потребителей, ведь именно они приносят прибыль, которая, несомненно, должна быть заслуженной. Каждый из нас является одновременно поставщиком и потребителем. Важно прочувствовать это лично, и только тогда наша команда сможет выглядеть безукоризненно в глазах каждого потребителя. Руководство фирмы реально оценивает задачу создания хорошей репутации и требует приложения возможных усилий от каждого из вас».
Похожие статьи:
- не найдено